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Buone pratiche

Questa sezione raccoglie le buone pratiche da adottare nella gestione quotidiana dei dati personali presso l'ISIA di Urbino. Non si tratta di adempimenti aggiuntivi, ma di accorgimenti semplici che, se applicati con costanza, riducono in modo significativo il rischio di violazioni e tutelano sia le persone i cui dati trattiamo sia chi lavora in Istituto.

Invio di email solo ai destinatari interessati

— Invia le email solo a chi ne ha effettivamente bisogno

Prima di premere "Invia", verifica sempre chi sono i destinatari del messaggio. Ogni email deve essere indirizzata esclusivamente alle persone interessate e coinvolte nella questione trattata: includere destinatari non necessari significa comunicare loro informazioni, e spesso dati personali, che non hanno motivo di conoscere.

Questo vale in particolare per:

  • Il campo "Rispondi a tutti": usalo solo quando la risposta è davvero rilevante per tutti i destinatari del messaggio originale; in caso contrario, rispondi soltanto al mittente o alle persone interessate.
  • Le liste di distribuzione e gli indirizzi di gruppo: controlla chi ne fa parte prima di usarli, soprattutto per messaggi che contengono dati personali, valutazioni, situazioni individuali o allegati riservati.
  • Le comunicazioni a più persone con dati individuali: quando i destinatari non devono vedere gli indirizzi degli altri, utilizza il campo "Ccn" (copia conoscenza nascosta) oppure invia messaggi separati.
  • Gli inoltri: prima di inoltrare una conversazione, verifica che la catena di messaggi sottostante non contenga informazioni non destinate al nuovo destinatario.
  • Il completamento automatico degli indirizzi: controlla sempre che l'indirizzo proposto dal programma di posta sia quello corretto, specie in presenza di nomi simili o omonimie.

Un invio a destinatari non pertinenti può configurare una violazione di dati personali (data breach). In caso di invio errato, segnala tempestivamente l'accaduto al DPO (i cui contatti sono in calce a questa pagina web), senza attendere di verificarne la gravità.